SISTEMAS DE CONTROL O GESTIÓN INTERNOS Y EXTERNOS DE
ACUERDO A LA JERARQUÍA DEL HOTEL
El
Control Interno es la base donde descansan gran parte de las actividades y
operaciones del hotel, instrumento de eficiencia y no un plan que proporciona
un reglamento. El mejor sistema de control interno, es aquel que no daña
las relaciones de empresa a clientes y mantiene en un nivel de alta dignidad
humana las relaciones de del jefe- colaborador.
La
gerencia necesita que los datos sean exactos y confiables y esta seguridad
solamente puede obtenerla cuando la organización posee un sólido sistema de
control interno.
OBJETIVOS:
•Proteger
sus activos contra despilfarro, fraude o ineficiencia.
•
Asegurar la exactitud y confiabilidad en los datos contables y operacionales.
•
Asegurar el estricto cumplimiento de las políticas trazadas por la compañía.
•
Evaluar en forma permanente el nivel de rendimiento en los distintos
departamentos de la empresa.
•
Permitir la preparación de Estados Financieros ajustados a las normas de
información financiera NIF.
PRINCIPIOS BASICOS
Impedir
que una sola persona maneje todas las fases por las cuales pasa una
transacción, desde el principio hasta el final.
Cuando
las operaciones de los hoteles se organizan de forma tal que dos o más
empleados intervienen en cada transacción, la posibilidad de fraude se reduce y
el trabajo de una persona controla la exactitud del trabajo de la otra.
LA CONSISTENCIA DE LOS EMPLEADOS QUE REALIZAN
LA FUNCIÓN.
Conocimiento
de los procedimientos y políticas de la empresa.
La
efectividad entonces, depende del número adecuado de empleados
COMPETENTES
para
hacer el trabajo en cada nivel.
Ningún
sistema de control interno es perfecto y siempre deberá darse seguimiento a la
mejora continua del mismo.
Tema
General: Control, administración, organización, distribución y supervisión de
los servicios de un hotel en la mayoría de sus áreas.
·
Administración
y control de reservación de habitaciones.
·
Administración
y control de restaurante y bar interno.
·
Administración
y control de reservaciones de instalaciones (eventos sociales, seminarios,
etc.)
Administración
y control de transporte.
·
Administración
y control de servicio a la habitación.
DEPARTAMENTOS O ÁREAS RESPONSABLES DEL CONTROL
GERENTE DE RESERVACIONES
Controla
y coordina todas las reservaciones. Mantiene el control sobre la exactitud
de la información dada por los agentes de reservas Vigila y controla los
cupos de los suplidores (agentes de viaje) para asegurarse de que no
sobrepasen el número de habitaciones contratadas en cada categoría.
Mantiene relaciones cordiales con los suplidores Revisa y modifica las tarifas
de las habitaciones según las instrucciones de los departamentos competentes.
Asegura que la base de datos del centro de cómputo este actualizada.
Asegura que toda solicitud de reserva sea contestada el mismo día. Asegura
la exactitud en la preparación de los informes: forecast, ocupación, etc.
dando especial atención a las tendencias del mercado para prevenir
sobreventa y aprovechar la demanda.
ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE RESERVACIONES DE INSTALACIONES:
CONTRATACIONES
Y SERVICIOS
El
departamento de banquetes es muy importante en la administración de alimentos
del hotel; existen dos divisiones distintas: contrataciones y servicios. La
persona que se encarga de contratar banquetes se conoce como
GERENTE DE CONTRATACIONES DE BANQUETES.
Encargado
de las bodas, bailes, fiestas de cócteles y otros eventos sociales. Sus deberes
son los mismos que los de cualquier otro vendedor: escribir cartas, hacer
llamadas telefónicas, llevar a cabo visitas personales y seguir los indicios
obtenidos a partir de diversas fuentes. Los representantes de ventas disponen
tanto de productos tangibles como intangibles. El trabajo de los vendedores
hoteleros se ocupa de instrumentos tales como los menús establecidos, las listas
de precios de diversos artículos y los planos de pisos con muestras de
arreglos. El contrato lo firmará por duplicado el cliente, quien recibirá una
copia, enviándose el original a los archivos del hotel.
SISTEMA COMPUTARIZADO DEL CONTROL DE
HABITACIONES
dependiendo
de la capacidad del hotel y del tipo de información que se desee manipular
conservar, se puede seleccionar un sistema de cómputo que se ajuste a las
necesidades particulares.
Se
recomienda que el sistema incluya las siguientes opciones:
•
Registro de huéspedes.
• Consulta de reservaciones.
• Consulta de reservaciones.
• Listado de llegadas y salidas reales
pronosticadas.
• Manejo de grupos y cuentas maestras.
• Clasificación de registro por grupos
• Productividad de agencias.
PAPELERÍA,
FORMATOS PARA SUPERVISION O CONTROL
FORMATO:
El
formato es el conjunto de las características técnicas y de presentación de un
texto, objeto o documento en distintos ámbitos, tanto reales como virtuales.
FUNCIONES
PRINCIPALES:
·
Control
e inventario de toda la ropa del hotel.
·
Lavado,
planchado y reparación de dicha ropa.
·
Servicio
de lavandería para clientes.
REPORTE
DE CARGOS DEL DÍA:
Con base en los cargos realizados durante el
día, el jefe de valets elabora este reporte que deberá tener un resumen de
todos los cargos hechos a los huéspedes, para así calcular el total de las
ventas por la lavandería y la tintorería.
ANÁLISIS MENSUAL DE RESULTADOS:
Diariamente se deben llevar estadística de las cantidades de ropa, lavadas y planchadas de cada departamento. Al finalizar el mes se elaboran los resúmenes de las prendas lavadas y se levantan inventarios de los productos. Para conocer la cantidad de estos que se utilizaron durante el mes.
ANÁLISIS MENSUAL DE RESULTADOS:
Diariamente se deben llevar estadística de las cantidades de ropa, lavadas y planchadas de cada departamento. Al finalizar el mes se elaboran los resúmenes de las prendas lavadas y se levantan inventarios de los productos. Para conocer la cantidad de estos que se utilizaron durante el mes.
